Data aktualizacji: 25 czerwca 2026 r.

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG SSANTER

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady zamawiania i świadczenia usług tłumaczeniowych oraz adaptacji dokumentów za pośrednictwem serwisu internetowego ssanter.org oraz drogą elektroniczną i telefoniczną.

1.2. Usługodawcą jest Ssanter, z siedzibą w Krakowie, ul. Leśna 42, 31-428 Kraków, Polska, dostępna pod adresem e-mail: info@ssanter.org oraz telefonicznie pod numerem +48 695 873 214, zwana dalej „Ssanter” lub „Usługodawcą”.

1.3. Korzystanie z usług Ssanter oznacza akceptację niniejszego Regulaminu w całości. Jeśli nie zgadzasz się z jego postanowieniami, prosimy o kontakt przed złożeniem zlecenia.

1.4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie pod adresem ssanter.org/terms/ w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu stosuje się następujące definicje:

Zleceniodawca — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zleca wykonanie usługi tłumaczeniowej.

Konsument — osoba fizyczna zlecająca usługę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Usługa — tłumaczenie lub adaptacja dokumentu wykonywa przez Ssanter na podstawie złożonego Zlecenia.

Zlecenie — zamówienie usługi tłumaczeniowej złożone przez Zleceniodawcę drogą elektroniczną, telefoniczną lub za pośrednictwem formularza kontaktowego.

Dokument źródłowy — materiał przekazany przez Zleceniodawcę do przetłumaczenia lub adaptacji.

Dokument docelowy — gotowe tłumaczenie lub zaadaptowany materiał przekazany Zleceniodawcy po wykonaniu Usługi.

Wycena — oferta cenowa przygotowana przez Ssanter na podstawie przesłanego Dokumentu źródłowego.

3. Składanie zleceń

3.1. Zlecenia przyjmowane są:

a) za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie ssanter.org/contact/;

b) drogą elektroniczną na adres: info@ssanter.org;

c) telefonicznie pod numerem: +48 695 873 214, w godzinach pracy biura (codziennie od 8:00 do 18:00).

3.2. Złożenie Zlecenia wymaga:

a) przesłania Dokumentu źródłowego lub jego opisu;

b) wskazania języka źródłowego i docelowego;

c) podania oczekiwanego terminu realizacji;

d) podania danych kontaktowych (imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu).

3.3. Po otrzymaniu Zlecenia Ssanter przygotowuje Wycenę i przesyła ją Zleceniodawcy drogą elektroniczną w ciągu jednego dnia roboczego. Wycena jest ważna przez 7 dni kalendarzowych od daty jej przesłania.

3.4. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą pisemnego (e-mailowego) potwierdzenia przez Zleceniodawcę akceptacji Wyceny. Milczenie Zleceniodawcy nie jest równoznaczne z akceptacją.

3.5. W przypadku projektów rozbudowanych lub wymagających szczególnych kwalifikacji Ssanter zastrzega prawo do odmowy przyjęcia Zlecenia, informując o tym Zleceniodawcę niezwłocznie.

4. Ceny i płatności

4.1. Ceny usług ustalane są indywidualnie dla każdego Zlecenia na podstawie:

a) objętości Dokumentu źródłowego (liczba stron lub znaków);

b) kombinacji językowej;

c) stopnia trudności i specjalizacji tematycznej;

d) oczekiwanego terminu realizacji;

e) rodzaju dokumentu (prawny, medyczny, finansowy, techniczny).

4.2. Wszystkie ceny podawane są w złotych polskich (PLN) jako kwoty brutto, zawierające podatek VAT, jeśli dotyczy.

4.3. Orientacyjne stawki minimalne dla poszczególnych rodzajów usług są dostępne na stronie ssanter.org/services/. Ostateczna cena każdorazowo wynika z przesłanej Wyceny.

4.4. Dostępne metody płatności:

a) przelew bankowy na podstawie faktury lub rachunku — w terminie wskazanym w dokumencie rozliczeniowym (standardowo 7 dni od daty wystawienia);

b) płatność elektroniczna za pośrednictwem platformy płatniczej wskazanej przez Ssanter;

c) płatność z góry — wymagana przy zleceniach od nowych Zleceniodawców lub przy szybkiej realizacji.

4.5. Ssanter zastrzega prawo do pobrania zaliczki w wysokości do 50% wartości Zlecenia przed przystąpieniem do realizacji, w szczególności w przypadku dużych lub pilnych zleceń.

4.6. W przypadku opóźnienia w płatności Ssanter zastrzega prawo do wstrzymania realizacji kolejnych zleceń oraz naliczenia ustawowych odsetek za opóźnienie.

5. Realizacja usługi

5.1. Ssanter przystępuje do realizacji Zlecenia po potwierdzeniu akceptacji Wyceny przez Zleceniodawcę, a w przypadku wymagania zaliczki — po jej zaksięgowaniu.

5.2. Termin realizacji Zlecenia jest każdorazowo ustalany indywidualnie i potwierdzany w Wycenie lub w korespondencji e-mailowej. Ssanter dokłada wszelkich starań, aby dotrzymać uzgodnionych terminów.

5.3. Standardowy czas realizacji dla dokumentu o objętości do 5 stron standardowych (1 strona = 1500 znaków ze spacjami) wynosi 1–3 dni robocze. Termin może ulec zmianie w zależności od specjalizacji, objętości lub pilności zlecenia.

5.4. W przypadku zleceń pilnych (realizacja w ciągu 24 godzin) może zostać zastosowana dopłata za ekspres, wskazana w Wycenie.

5.5. Gotowy Dokument docelowy jest przesyłany na adres e-mail Zleceniodawcy lub udostępniany w uzgodniony sposób. Format pliku docelowego (PDF, DOCX lub inny) jest ustalany z Zleceniodawcą przed realizacją.

5.6. Ssanter zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich materiałów przekazanych przez Zleceniodawcę. Dokumenty źródłowe i docelowe nie są udostępniane osobom trzecim, z wyjątkiem tłumaczy współpracujących bezpośrednio przy danym zleceniu, którzy są związani obowiązkiem poufności.

5.7. Ssanter nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z przekazania niekompletnych lub nieczytelnych materiałów przez Zleceniodawcę.

6. Poprawki i korekty

6.1. Zleceniodawca ma prawo do jednej bezpłatnej rundy poprawek w przypadku, gdy Dokument docelowy zawiera błędy wynikające z winy Ssanter (błędy merytoryczne, językowe lub niezgodność z Dokumentem źródłowym).

6.2. Prośbę o poprawki należy zgłosić drogą elektroniczną na adres info@ssanter.org w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania Dokumentu docelowego, ze wskazaniem konkretnych fragmentów wymagających korekty.

6.3. Poprawki wykraczające poza zakres pierwotnego Zlecenia (np. wynikające ze zmiany treści przez Zleceniodawcę po przekazaniu Dokumentu źródłowego) mogą podlegać dodatkowej wycenie.

6.4. Ssanter zobowiązuje się do wprowadzenia poprawek w terminie uzgodnionym z Zleceniodawcą, nie dłuższym niż 5 dni roboczych od daty zgłoszenia.

7. Prawo do odstąpienia od umowy

7.1. Zleceniodawca będący Konsumentem ma prawo odstąpić od umowy o świadczenie usług bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.).

7.2. Prawo do odstąpienia nie przysługuje, jeżeli Ssanter wykonała usługę w całości za wyraźną zgodą Konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego zakończeniu utraci prawo do odstąpienia od umowy — zgodnie z art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta.

7.3. Jeżeli na wyraźne żądanie Konsumenta realizacja usługi rozpoczęła się przed upływem terminu 14 dni, Konsument w przypadku odstąpienia od umowy zobowiązany jest do zapłaty za usługi wykonane do chwili poinformowania o odstąpieniu, proporcjonalnie do ich zakresu.

7.4. Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać na adres e-mail: info@ssanter.org przed upływem terminu 14 dni.

7.5. W przypadku skutecznego odstąpienia Ssanter zwraca otrzymane płatności w ciągu 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia, przy użyciu tej samej metody płatności, którą posłużył się Konsument — z zastrzeżeniem pkt 7.3.

8. Reklamacje

8.1. Zleceniodawca ma prawo złożyć reklamację, jeżeli wykonana usługa jest niezgodna z Zleceniem lub zawiera błędy wynikające z winy Ssanter.

8.2. Reklamację należy złożyć drogą elektroniczną na adres info@ssanter.org w terminie 14 dni od daty otrzymania Dokumentu docelowego, podając:

a) imię i nazwisko oraz adres e-mail Zleceniodawcy;

b) numer lub datę Zlecenia;

c) opis niezgodności lub błędów ze wskazaniem konkretnych fragmentów;

d) oczekiwany sposób rozwiązania (korekta, ponowne wykonanie, obniżenie ceny).

8.3. Ssanter rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Zleceniodawcę o sposobie jej rozpatrzenia.

8.4. Ssanter nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikające z:

a) niekompletnych, nieczytelnych lub błędnych materiałów źródłowych dostarczonych przez Zleceniodawcę;

b) specjalistycznej terminologii, której poprawność nie została potwierdzona przez Zleceniodawcę przed realizacją;

c) zmian w przepisach prawnych lub normach branżowych, które nastąpiły po wykonaniu tłumaczenia.

8.5. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji Konsument ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, w tym zwrócić się do Stałego Polubownego Sądu Konsumenckiego lub skorzystać z platformy ODR dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr.

9. Odpowiedzialność

9.1. Ssanter odpowiada za należyte wykonanie Usługi zgodnie z opisem Zlecenia i standardami zawodowymi branży tłumaczeniowej.

9.2. Odpowiedzialność Ssanter z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego za dane Zlecenie.

9.3. Ssanter nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje wynikające z wykorzystania Dokumentu docelowego w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem lub z obowiązującymi przepisami prawa.

9.4. Ssanter nie gwarantuje, że tłumaczenie zostanie zaakceptowane przez konkretny urząd, sąd lub instytucję zagraniczną, chyba że w Zleceniu wyraźnie wskazano wymagania takiej instytucji, a Ssanter potwierdziła ich spełnienie.

10. Poufność

10.1. Ssanter zobowiązuje się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji i materiałów przekazanych przez Zleceniodawcę w związku z realizacją Usługi.

10.2. Dokumenty źródłowe i docelowe nie są przechowywane dłużej niż jest to konieczne do realizacji Usługi i ewentualnych poprawek, a następnie są trwale usuwane, chyba że Zleceniodawca wyrazi zgodę na ich dłuższe przechowywanie.

10.3. Na życzenie Zleceniodawcy Ssanter może podpisać odrębną umowę o zachowaniu poufności (NDA) przed przystąpieniem do realizacji Zlecenia.

11. Własność intelektualna

11.1. Z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia za Zlecenie Ssanter przenosi na Zleceniodawcę autorskie prawa majątkowe do Dokumentu docelowego w zakresie niezbędnym do jego wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem.

11.2. Ssanter zastrzega sobie prawo do anonimowego wykorzystania wykonanych tłumaczeń jako przykładów pracy w celach promocyjnych, wyłącznie po uprzednim usunięciu wszelkich danych identyfikujących Zleceniodawcę i stronę trzecią.

12. Ochrona danych osobowych

12.1. Administratorem danych osobowych Zleceniodawców jest Ssanter, kontakt: info@ssanter.org.

12.2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisami polskiego prawa.

12.3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem ssanter.org/privacy-policy/.

13. Postanowienia końcowe

13.1. Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy o prawach konsumenta.

13.2. Wszelkie spory wynikające z niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Ssanter, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych dotyczących ochrony Konsumentów.

13.3. Ssanter zastrzega prawo do zmiany Regulaminu. O każdej zmianie Zleceniodawcy zostaną poinformowani drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Zmiany nie dotyczą Zleceń złożonych i potwierdzonych przed ich wejściem w życie.

13.4. Jeśli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc obowiązującą.

13.5. W sprawach nieuregulowanych oraz w przypadku pytań prosimy o kontakt: info@ssanter.org lub telefonicznie pod numerem +48 695 873 214 (codziennie od 8:00 do 18:00).